Del papel al software: un cambio que ya está en marcha

Según datos de asociaciones de formación vial, más del 60 % de las autoescuelas en España todavía utilizan sistemas híbridos de gestión: parte digital y parte manual. “Los papeles siguen siendo el gran enemigo”, afirma Juan Pérez, consultor en procesos educativos. “Cada matrícula que no se digitaliza a tiempo es una oportunidad de pérdida”.

El paso más común es empezar con aplicaciones básicas. Una app autoescuela puede costar entre 30 y 100 euros al mes, dependiendo de sus funciones. Sin embargo, estas soluciones suelen quedarse cortas cuando hay que gestionar documentación oficial, organizar cursos CAP o ADR o mantener comunicación centralizada con los alumnos.

El precio de un CRM especializado

Frente a las apps genéricas, cada vez más centros optan por un CRM diseñado para autoescuelas. Estos sistemas, como Neomentor, incluyen funciones avanzadas: gestión integral de alumnos, digitalización documental con firma legal, integración de WhatsApp y email, y métricas en tiempo real.

El coste medio de un CRM en 2025 se sitúa entre 80 y 200 euros mensuales, según el tamaño del centro y el número de usuarios. A esto se suma, en algunos casos, un pago inicial de configuración que ronda los 600 a 1.000 euros.

“La diferencia está en lo que se gana en control y en ahorro de tiempo”, apunta Marta López, directora de una autoescuela en Valladolid. “En nuestro caso, la inversión se recuperó en apenas tres meses gracias a las matrículas que antes se nos escapaban”.

Subvenciones y ayudas en 2025

Otro factor clave es que en 2025 las subvenciones públicas siguen apoyando la digitalización de las pymes. En comunidades como Castilla y León, las autoescuelas pueden cubrir hasta un 60 % del coste de implantación gracias a programas de transformación digital.

Esto significa que un centro que invierte 2.400 € en un CRM puede terminar pagando solo 900 € en total, financiado en cuotas cómodas. “Es el momento perfecto para dar el salto”, reconocen desde la Federación de Autoescuelas.

El coste oculto de no digitalizarse

La otra cara de la moneda es calcular cuánto cuesta no digitalizarse.

• Un alumno perdido por falta de seguimiento supone entre 300 y 800 € de ingreso que nunca llega.
• Cada hora de trabajo administrativo manual equivale a dinero que no se invierte en captar o atender alumnos.
• Una sanción por incumplir el RGPD puede superar los 2.000 €.

En comparación, la inversión en digitalización no solo es asumible, sino rentable.

Una decisión de futuro

En 2025, el debate ya no es si digitalizar o no, sino con qué herramienta hacerlo. Las autoescuelas que apuestan por soluciones completas trabajan con más control, ofrecen un servicio más profesional y están mejor preparadas para el futuro.

La pregunta que queda es: ¿qué prefieres que te cueste más este año, invertir en digitalización o seguir perdiendo alumnos por el camino?

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